Comment optimiser un open space?

L’open space est l’un des aménagements de bureaux les plus répandus. Naturellement, ce type d’agencement vient avec ses avantages et ses inconvénients. En revanche, il est important de noter qu’au cours des dernières années, le bien-être des employés a été mis en avant et de nombreuses solutions ont ainsi été trouvées pour contrer les quelques inconvénients des open spaces.

Découvrez comment optimiser ou réaménager votre open space… on vous dit tout !

1. Respectez l’espace personnel de vos employés

Chacun de vos employés devrait être en mesure de travailler confortablement et dans de bonnes conditions. Ainsi, assurez-vous de protéger et de respecter l’espace personnel de chacun. Cela signifie entre autres:
allouer assez de place pour se déplacer à son poste de travail
être en mesure d’accéder à chaque recoin de l’espace de travail facilement (surface de travail, rangements personnels, couloirs et accès direct, etc.)
attribuer une surface de plan de travail adaptée aux tâches de votre employé

En d’autres termes, faites en sorte que vos employés ne se sentent pas oppressés à leurs postes de travail, car cela risquerait de créer des tensions et des frustrations inutiles.

2. Organisez les équipes par département dans l’open space

Les open space ont d’abord été pensés, afin de favoriser le travail d’équipe et l’esprit collaboratif. De ce fait, un open space devrait idéalement être divisé en plusieurs zones distinctes (zone de travail, de collaborations, de pause…), mais également organisé selon les différents départements.

Répartissez vos employés en fonction de leurs rôles et leurs activités dans l’entreprise, tout en tenant compte de la circulation des informations et les flux de passage.

Le tout devrait être pratique, fluide et adapté au fonctionnement de l’entreprise. De cette manière, vous favorisez, voire améliorez la productivité de vos collaborateurs, et par extension la performance de l’entreprise.

De nombreux accessoires, tels que des cloisons amovibles, des démarcations aux sols ou aux murs par des codes couleurs, ou des éléments de signalisation, vous aideront à atteindre l’organisation souhaitée.

Attention toutefois à ne pas dépasser 10 collaborateurs, au risque de devenir néfaste pour la concentration et le bien-être de chacun.

3. Optimiser la circulation dans l’open space

Un open space connecte généralement de nombreux espaces, différentes équipes et une multitude de départements. Cela implique des flux de circulation importants tout au long de la journée.

Vous devrez non seulement penser à la navigation en interne, mais aussi anticiper les flux de personnes externes, dont les clients, les fournisseurs, les recrutements, etc. Chaque espace de l’open space se doit d’être accessible facilement, et adapté à la densité du flux de passage.

Voici une liste non-exhaustive des zones de passage les plus denses, afin que vous puissiez les repérer et vous assurer que les connexions entre ces zones soient établies et fonctionnelles:

• Entrée/Accueil
• Accès à la ou les salle(s) de réunions
• Espaces de pause ou de détente
• Zones de repas (si applicable)

Prévoyez des séparations distinctes entre les espaces de travail et les zones de passages pour protéger la concentration, le confort et l’intimité de vos employés, mais également la confidentialité du travail effectué (notamment près des passages de personnes externes à l’entreprise).

4. Optez pour du mobilier de bureau confortable, modulable et adaptable

La sélection de mobilier confortable, ergonomique et adapté au poste de travail est un autre point fondamental de l’optimisation de votre open space. Du mobilier non-adéquat risquerait de provoquer l’apparition de troubles musculo-squelettiques (TMS) chez vos employés.

Ce mobilier de bureau doit également être adaptable à chaque personne, mais aussi modulable! Cette modularité vous permettra de gagner de la place, et surtout d’être prêt à remanier l’aménagement en fonction des besoins de l’entreprise: restructuration des équipes, nouvelles recrues, réorganisation des postes de travail, etc.

Il est plus prudent de demander l’aide d’un professionnel (Space planner), afin de créer un aménagement sur mesure, fonctionnel et flexible qui s’adaptera à l’avenir de l’entreprise.

5. Prévoyez assez de rangements personnels et communs

Dans un open space encore plus qu’ailleurs, les rangements sont indispensables. Cela inclut:

• les rangements personnels dédiés à chaque employé, afin qu’ils puissent garder leurs outils de travail à porter de main et y accéder facilement,
• mais aussi les rangements communs qui soient accessible à tous sans se gêner les uns les autres.

Un manque d’espaces de rangement et de stockage favorise l’apparition de frustrations chez les employés. Cette frustration conduit à des tensions, qui causent petit à petit une dégradation de l’environnement de travail et du bien-être de vos collaborateurs. Par ailleurs, un désordre visuel est néfaste en interne, mais il l’est également pour les visiteurs, car il donne une image chaotique de l’entreprise.

Prévoyez donc assez de rangements, afin que l’open space reste accueillant, agréable et aéré visuellement.

6. Protégez l’intimité et la confidentialité de vos collaborateurs

Le brouhaha dans un open space est l’un des inconvénients les plus importants de ce type d’aménagement. Le bruit ambiant provient notamment des échanges entre les collègues, les discussions au téléphone, les claviers d’ordinateurs, les clics de souris, les sonneries, etc. Il peut vite créer des frustrations ou causer de l’inconfort (Maux de tête, stress…). Lorsque le problème n’est pas traité, les employés tout comme l’entreprise en souffrent.

Nous vous recommandons donc d’inclure des solutions de gestion acoustique, de confort visuel et de cloisonnement amovible pour réduire au maximum ces inconvénients. Nous allons entrer davantage en détails sur les solutions acoustiques ci-après.

7. Pensez à la gestion du confort acoustique dans l’open space

Nous nous devions de mentionner les solutions acoustiques qui contribuent à lutter contre le bruit ambiant en absorbant les nuisances sonores. Il peut servir à plusieurs effets:

• améliorer la correction acoustique des open spaces, notamment dans les espaces collaboratifs, d’accueil, et plus encore (résonance, brouhaha…).
• partitionner les zones de travail au sein d’un même espace (zones collaboratives, d’intimité ou de pause…).
• séparer les postes de travail individuels, afin de protéger la confidentialité des échanges (appels téléphoniques…), tout en favorisant la concentration grâce à l’absorption du son.

L’objectif final est de réduire le bruit, afin de créer un environnement de travail apaisant, agréable et propice à la concentration et la productivité.

8. Ne négligez pas les sources de lumière

La lumière est un élément sensible dans les open spaces, car c’est un critère essentiel au bien-être de vos collaborateurs. Une lumière basse, ou au contraire trop agressive, peut affecter les conditions de travail de vos employés. Elle peut notamment fatiguer les yeux, causer des maux de tête ou une dégradation de l’humeur.

Adaptez donc l’éclairage aux postes de travail, afin d’éviter toute sensation de mal-être pour vos employés. Tout comme la gestion acoustique, la gestion de la lumière représente un élément primordial à la préservation de leur santé. Pour cela, tenez compte des sources de lumières naturelles, des sources de lumières générales (plafonniers), ainsi que des sources de lumières locales (lampes de bureau).

Attention: La gestion de la lumière dépend aussi de l’emplacement et la position des ordinateurs de vos collaborateurs, car il vous faudra considérer les contre-jours, l’éblouissement et les reflets.

9. Incluez des espaces de collaboration et de pause

Pour éviter les va-et-vient permanents dans l’open space, il sera indispensable de créer des espaces de collaboration et de pause à des endroits stratégiques, tout en prenant en compte et en optimisant les flux de passages pour les atteindre.

Ainsi, vos collaborateurs auront à disposition des zones dédiées à des usages spécifiques, ce qui permettra de réguler les allées et venues au sein de l’open space, tout en leur offrant des espaces adaptés à leurs besoins à un moment T.

Vos employés pourront ainsi travailler dans de bonnes conditions et dans un lieu adéquat, sans se gêner les uns les autres.

10. Décorez pour motiver et inspirer

La décoration d’un bureau apporte beaucoup à l’ambiance, ainsi qu’à l’atmosphère de votre open space. En décorant votre espace, vous lui insufflerez de la personnalité. Cela contribuera à en faire un environnement de travail propice à la création, à l’inspiration et à la motivation.

Pensez donc à inclure des plantes, des décorations murales (stickers, cadres, etc.), du mobilier coloré et plus encore! Encouragez également vos employés à personnaliser leur poste de travail pour qu’ils s’y sentent à l’aise. Cela favorisera leur bien-être au travail. Qui dit bien-être des employés, dit aussi productivité accrue et meilleure performance de l’entreprise.

Votre open space est-il optimisé?

Si vous souhaitez vous faire accompagner par un Space Planner, afin d’optimiser votre open space, n’hésitez pas à contacter notre bureau d’études.
Nous sommes à votre écoute, et prêt à vous aider à créer un environnement de travail performant, motivant et qui favorisera le bien-être de vos employés.
Contactez-nous à : info@ipbofficesolutions.fr ou au 04 98 00 12 50.

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