Originaire des années 1990, le Space Planning consiste à l’optimisation des espaces de travail d’une entreprise. Il s’agit de repenser et de réaménager vos locaux et les différentes zones de travail, afin de les rendre fonctionnels, confortables et modulables. Les salariés doivent s’y sentir à l’aise pour travailler, et l’agencement doit également permettre d’améliorer la performance de l’entreprise. Le space planning a donc pour objectif d’offrir un cadre de travail adapté, pratique et motivant aux employés.

Cet “art de l’équilibre” est un métier à part entière! En effet, le space planner doit prendre en compte de nombreux éléments. Il faut notamment étudier:

• l’acoustique des locaux
• son architecture
• les couleurs utilisées dans les espaces
• la modularité des zones de travail, de réunions et de repos
• la qualité de la navigation entre les espaces
• les liaisons entre les services de l’entreprise, etc.

Cela requiert donc la mise en place d’une véritable stratégie. C’est la raison pour laquelle on parle souvent même d’optimisation immobilière.

Bien que la liste des avantages du space planning soit longue, nous allons vous lister les principaux ici. Ces avantages s’appliquent à la fois à l’entreprise, aux locaux, mais également aux salariés!

L’avantage numéro 1 du space planning pour les entreprises est sa contribution à l’amélioration de ses performances. En créant des espaces de travail optimisés au sein des locaux, le space planner permet de faciliter le bon fonctionnement de l’entreprise:

• La navigation et la liaison entre les différents services: Il facilite les déplacements des salariés au sein de l’entreprise, afin qu’ils ne se dérangent pas les uns les autres. 
• Une claire délimitation des zones: Le space planner créé des espaces clairement délimités selon les besoins de l’entreprise, afin que chaque employé puisse cohabiter et travailler en même temps sans s’affecter. C’est-à-dire que les zones de travail, les salles de réunions, les espaces de pause ou d’accueil seront clairement définis. Cela créé un environnement de travail agréable, pratique et fonctionnel.
• Gestion du confort acoustique: Dans une entreprise l’acoustique est un élément primordial, que ce soit pour le bien-être des salariés, mais également pour des questions de confidentialité et de productivité. Le Space planner proposera donc des solutions pour améliorer ce confort acoustique afin de créer de meilleures conditions de travail
• Faciliter les échanges et réduire les tensions/frustrations: En améliorant les éléments cités ci-dessus, le space planner contribue à concevoir un espace d’échanges adapté dans l’entreprise. Cela a souvent pour résultat de réduire les tensions et frustrations entre vos collaborateurs.

Le space planning module et optimise l’espace dans l’entreprise, afin de gagner en superficie. Cela peut aider à éviter un éventuel déménagement et les coûts qui y sont associés, surtout si l’entreprise est en croissance.

Le space planning offre aux employés du bien-être et de meilleures conditions de travail. Il contribue à créer un environnement de travail dans lequel la motivation, la productivité et le confort seront de mise.

En effet, le space planner s’assure que chaque poste de travail est adapté à l’employé qui s’y trouve. Il fait également en sorte que leur espace personnel soit protégé, et que le salarié est à même de travailler dans un espace fonctionnel qui lui convient.

Cela va donc booster la productivité des salariés, mais également leur offrir un espace de travail inspirant, motivant et positif. Un environnement qui permet de décupler la créativité. Le taux d’absentéisme est d’ailleurs plus bas dans les entreprises dans lesquelles il fait bon de travailler. C’est un autre facteur qui influence également la performance de l’entreprise.

Que ce soit pour l’entreprise ou les salariés, le space planning a un fort impact positif et surtout durable.

Le space planning est généralement réalisé en 3 étapes. La communication entre l’entreprise et le space planner est primordiale, afin qu’un aménagement adapté et personnalisé puisse être créée pour les locaux en questions. Chaque entreprise est différente, donc chaque aménagement est tout aussi unique. Voici les 3 étapes nécessaires à un bon space planning.

Il s’agit ici d’une rencontre entre l’entreprise et le space planner. Lors de cet entretien, le space planner définit les besoins de l’entreprise, en fonction des contraintes techniques, réglementaires et architecturales. Cet échange permet de trouver les premières idées et solutions aux problématiques et besoins qui auront été évoqués. 

Lors de cette rencontre, il s’occupe également de prendre les côtes des bureaux et différents espaces de travail. Additionnellement, il prendra des photos des espaces, ainsi que des notes qui serviront à créer les plans 2D et rendus 3D.

Cette étape consiste en la réalisation de plans 2D et de rendus 3D qui vont aider le décideur à se projeter dans les propositions d’aménagement. À l’aide de ces 2 outils, le space planner met en scène les solutions discutées lors de l’audit, ainsi que le mobilier proposé. 

Dans un premier temps, le space planner travaille sur ces 2 supports pour créer un aménagement qui réponds aux besoins évoqués lors de la phase 1. Pour cela, il va faire coexister différentes zones et espaces (c’est ce qu’on appelle de Macro-zoning):

• Des espaces collaboratifs: salles de réunions, booths, espaces d’échanges, etc.
• Les salles de pause: cela inclut notamment la cafétéria ou la cuisine de l’entreprise, ainsi que la salle de repas.
• Des zones d’échanges: Cela peut inclure d’éventuelles salles de jeux, un espace “pause café”, etc. 
• Les espaces de travail et de concentration: cela peut être des bureaux individuels, comme les open spaces.

Une fois ces espaces en cohabitation, le space planner doit également inclure du micro-zoning. Il s’agit ici des postes de travail, la mise en place de cloisonnements, l’ergonomie, etc.

Pour cette étape, il doit considérer plusieurs facteurs, dont:

• le contexte législatif
• les règles de sécurité
• l’ergonomie du mobilier et des espaces
• les éléments techniques (isolation, aération, chauffage, climatisation, etc.)
• l’industrie dans laquelle l’entreprise opère
• ainsi que les besoins de l’entreprise discutés pendant l’audit.

Une fois, l’aménagement réfléchi et créé, le space planner conçoit un plan 2D et un rendu 3D pour le client. Le plan 2D présente une vue du dessus de l’espace en question, ce qui donnera au décideur une idée de l’agencement proposé, de l’organisation de cette zone, etc. Quant à lui, le rendu 3D permet de se projeter dans l’espace, afin de découvrir en avant-première à quoi il ressemblera. Ces outils seront utilisés pour valider le projet ou pour affiner l’agencement proposé avec de nouvelles modifications, au cours de nouvelles discussions entre le space planner et le décideur.

C’est la dernière étape! À ce moment, l’entreprise a validé le projet et a choisit une date de livraison du mobilier. Une équipe de poseurs/monteurs se rend sur place, afin de monter les meubles, mettre en place l’aménagement et vérifier que tout soit bien prêt à l’emploi. À leur départ, tout est prêt!

IPB Office Solutions est une entreprise centenaire spécialisée dans l’aménagement de bureaux. Nous travaillons en suivant la méthode mentionnée dans la section précédente, afin de garantir une expérience sereine et efficace à nos clients. En prenant en compte l’aménagement de A à Z, nous vous soulageons du stress et facilitons les démarches à chaque étape. Notre équipe vous accompagne personnellement tout au long de votre projet avec pour objectif de vous satisfaire pleinement.

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