Bien plus qu’une simple pièce pratique, la salle de réunion est un espace de vie essentiel au sein d’une entreprise. Un employé passe en moyenne huit heures dans la salle de réunion chaque semaine. Un aménagement efficient est indispensable pour que son utilisation soit optimale. Vous vous demandez si votre salle de réunion est bien aménagée ? Dans cet article, nous vous apportons différents éléments de réponse et solutions.

Il existe différents types et configurations de salles de réunion. Il ne s’agit pas seulement de définir quel mobilier est le plus récent ou quelle est la tendance.
Quel type de réunion s’y tient régulièrement ? L’entreprise y reçoit-elle des visiteurs ou la salle est-elle réservée aux collaborateurs internes ? Les réponses à ces questions vont définir le type de mobilier, la décoration et le choix de l’ambiance.

La salle de réunion convient-elle à l’effectif des participants ? Le choix de l’aménagement dépend essentiellement des besoins de l’entreprise. Il doit y avoir suffisamment de sièges, surtout lorsque les réunions sont longues. Une entreprise peut par ailleurs être amenée à aménager différentes salles de réunion si nécessaire.

Le confort des collaborateurs et le déplacement doivent être facilités. De même, il faut tenir compte de la position d’écoute. Un espace plus grand est à prévoir quand les participants sont amenés à utiliser leur ordinateur portable.

Que ce soit entre les chaises ou les tables, il faut respecter une certaine distance. L’espace laissé vide, des quatre côtés, servira pour les mouvements et les déplacements. 60 à 80 centimètres sont nécessaires entre les personnes assises. Il faut également compter un mètre à partir des cloisons pour la circulation.
Les équipements nécessaires doivent être installés. Cela inclut le tableau, indispensable pour présenter les projets et/ou des statistiques. Un mobilier de rangement peut également y trouver sa place si nécessaire. Il servira à classer les documents, les ordinateurs portables, les stylos et autres accessoires. La salle sera ainsi plus ordonnée avant et après que les collaborateurs aient quitté la pièce.

La salle de réunion n’est pas seulement une pièce pratique. C’est la principale erreur dans l’aménagement des bureaux. Elle doit être à la fois ergonomique, agréable et inspirante. Une réunion dure en moyenne un peu moins d’une heure. Une position inconfortable, une température désagréable ou une luminosité insuffisante peuvent gêner les collaborateurs. C’est une erreur de penser que l’environnement importe peu dans une salle de réunion.

Le confort constitue un critère crucial sachant le temps que chacun passe dans la salle pendant la semaine. Le choix du mobilier est la première étape. Les chaises doivent être suffisamment confortables pour que les collaborateurs soient à leur aise durant tout l’échange. Un rembourrage de qualité, un dossier ergonomique et des accoudoirs pratiques sont nécessaires pour garder une position confortable. Des roulettes permettent aux personnes de se tourner en gardant leur position assise. Négliger le mobilier constitue une erreur courante.

La confidentialité et la qualité d’écoute sont aussi importantes lors d’une réunion. Des cloisons insonorisées sont requises pour éviter les problèmes acoustiques. Les discussions doivent rester privées et la qualité du son interne doit être optimisée.

Il faut également tenir compte de l’ambiance dans la pièce. Elle doit refléter les valeurs de la société, véhiculer un sentiment de sécurité et susciter le bien-être. Les plantes et autres objets de décoration sont utiles à condition de leur trouver les bons emplacements.

L’aménagement d’une salle de réunion doit se réaliser avec goût. Il doit y avoir une certaine cohérence dans le choix des couleurs et des textures, du mobilier et de l’équipement. L’objectif est de valoriser la pièce sans l’encombrer, sans surcharger la décoration intérieure.

Les tons peuvent être neutres, vifs, contrastés ou personnalisés. Il existe cependant des règles à adopter. La sobriété est le mot d’ordre pour les réunions formelles et qui demandent de la concentration. Cela n’exclut cependant pas les teintes vives. Par touches, elles stimulent les sens. Il faut seulement éviter d’avoir tout en blanc ou du monochrome. Cela risque de créer l’ennui et de démotiver les collaborateurs.

Le recours à un professionnel de l’aménagement intérieur est vivement recommandé pour concevoir une salle de réunion normalisée et agréable. Il existe d’ailleurs des règles à respecter dans la conception de bureaux.

La luminosité doit être à la fois uniforme et agréable. L’éclairage idéal dans une salle de réunion est de 500 lux en moyenne selon la NF EN 12464-1. C’est, en revanche, la disposition de la pièce qui détermine le nombre et l’emplacement des luminaires.

Il faut aussi prévoir un système de chauffage et de ventilation pour réguler la température au fil des saisons. La température ambiante idéale est de 18 ou 19 °C. Des panneaux acoustiques, en plus de leur rôle traditionnel, peuvent aussi s’intégrer dans les ornements.

Un space planner peut s’occuper de l’aménagement du mobilier. C’est généralement la table qui est au centre de la salle de réunion. Elle peut avoir différentes formes et configurations selon les besoins de l’entreprise et le style recherché. Le professionnel propose différentes possibilités comme une table assis debout, pratique en toutes circonstances. Une table modulable répond aux contraintes d’espace.

Le spécialiste de l’aménagement propose des innovations comme des sièges ludiques, des poufs à la place des chaises classiques de bureaux, des tablettes intégrées aux chaises, etc. Les idées ne manquent pas.

La connectivité est de rigueur dans une salle de réunion moderne. Une table multimédia ou connectée est pratique pour les réunions digitales. Elle possède un boîtier avec différentes entrées (USB, HDMI, PC) et un support pour les équipements.

L’emplacement des prises et leur nombre doivent faciliter le branchement des appareils de chaque collaborateur. Le passage des câbles doit aussi être bien pensé afin d’éviter les accidents. Cela réside, entre autres, dans le choix des piètements des chaises et des tables. Faire appel à un professionnel permet dans tous les cas un gain de temps considérable à l’entreprise.