L’espace d’accueil est la première chose qu’un visiteur devrait voir en arrivant dans votre entreprise. Il est donc important de ne pas négliger son importance, car ce sont les premières impressions qu’il aura de votre entreprise. L’aménagement de votre espace d’accueil vous permet de communiquer à vos visiteurs l’identité de votre entreprise dès leur arrivée.

Il est pour cela généralement placé près de l’entrée principale. Les visiteurs peuvent ainsi y accéder facilement, sans avoir à déranger les employés au travail. Il est aussi à l’écart des bureaux et salles de réunions pour des raisons de confidentialité.

Ce lieu sert à la fois d’accueil aux visiteurs, de salle d’attente, de standard téléphonique, etc. Chacune des fonctions de cet espace doit cohabiter sans se déranger. Découvrez comment agencer un espace d’accueil adapté à votre entreprise.

Les visiteurs passent souvent quelques minutes à l’accueil pour annoncer leur visite, pour patienter et plus encore. Il est donc indispensable de créer un espace où ils peuvent souffler avant leur rendez-vous. Rappelons que les matériaux et couleurs en décoration ont tendance à influencer l’atmosphère. C’est pour cela qu’ils doivent être sélectionnés avec précaution. Attention aussi aux proportions! Votre espace d’accueil et le mobilier choisi doivent être proportionnels à la taille de l’entreprise, afin d’éviter de se sentir à l’étroit pour les visiteurs.

Pensez également à ajouter des plantes pour apporter un petit côté naturel qui aide à se détendre (en pot, en décoration murale, etc.). Donnez également de la vie et de la personnalité à votre espace d’accueil en y ajoutant de la décoration. Ces éléments décoratifs (vases, cadres, tapis et autres) doivent être en adéquation avec votre image pour rester consistant. Enfin, laissez de quoi divertir vos visiteurs. Que ce soit un écran sur le mur, des magazines, brochures de l’entreprise ou autres, prévoyez de quoi rendre leur attente plus agréable et divertissante.

Dans la plupart des cas, il est recommandé d’utiliser des couleurs qui vont permettre de représenter l’entreprise, tout en restant douces et apaisantes pour les visiteurs. Le blanc, le marron/bois et le vert sont souvent utilisés à cet effet.

Cependant, votre domaine d’activité est aussi à prendre en compte! Pour les métiers créatifs, il est intéressant d’ajouter un peu de folie en utilisant des couleurs plus dynamiques comme le jaune par exemple. Le degré de fantaisie que vous pouvez introduire dépend de votre type d’activité. Ainsi, un notaire ou comptable aura tendance à rester sur des couleurs sobres. En revanche, une agence marketing pourra se permettre un peu de créativité plus facilement. Les visiteurs ressentent un lieu différemment selon les couleurs utilisées et les matériaux. Donc pensez à adapter votre choix de couleurs à votre domaine d’activité, et au message que vous souhaitez transmettre.

Vos visiteurs passent généralement quelques bonnes minutes dans la salle d’attente de votre espace d’accueil. Il est donc important qu’ils s’y sentent bien. Pour cela, optez pour des assises confortables qui leur permettront de se détendre quelques minutes avant leur rendez-vous. Parfait pour se reposer de leur trajet! Ici encore, favorisez du mobilier proportionnel à l’espace disponible pour éviter aux visiteurs la sensation d’étouffement. N’hésitez pas à faire un tour sur notre catalogue pour vous inspirer.

Pour ajouter une petite touche de confort supplémentaire, pensez à mettre une fontaine à eau ou une machine à café à disposition (ou simplement leur offrir un café ou un verre d’eau). L’objectif numéro 1: mettre vos visiteurs à l’aise!

La lumière est un élément sensible dans les bureaux en général, mais aussi à l’accueil! C’est un critère essentiel au bien-être de vos visiteurs et collaborateurs. Une lumière agressive ou au contraire trop basse peut facilement affecter les visiteurs, tout comme les hôtes/hôtesses qui travaillent à l’accueil. Elle peut entre autres créer des maux de tête, affectée l’humeur, ou même causer de la fatigue des yeux.

Pour éviter toute sensation de mal-être à vos visiteurs, ajoutez un éclairage doux et apaisant. Prévoyez également un éclairage adapté du côté de la banque d’accueil, afin que les hôtes/hôtesses puissent également travailler dans des conditions optimales.

Tout comme la lumière, le son est également un élément important à prendre en compte pour le bien-être de vos visiteurs et collaborateurs. Cela tient aussi des questions de confidentialité! Tout au long de la journée, l’espace d’accueil reçoit beaucoup de passage: des visiteurs qui passent, des collaborateurs qui accueillent leurs visiteurs, des appels qui sonnent, des visiteurs qui patientent, etc. Vos hôtes/hôtesses ne devraient pas être affectés par le bruit des visiteurs et vice-versa. Le standard d’accueil doit être en mesure de travailler dans de bonnes conditions. De même, les visiteurs ne devraient pas être dérangés par le travail des hôtes/hôtesses.

Pour cette raison, utilisez des solutions acoustiques, ainsi que du mobilier absorbant pour contrer le bruit. Il existe des panneaux acoustiques qui peuvent être installés à des endroits stratégiques, afin de réduire le bruit, mais aussi de créer un endroit plus calme avec une atmosphère apaisante.

Votre espace d’accueil doit certes représenter l’image de votre entreprise, mais il doit également être conçu en fonction des activités et besoins de l’entreprise en termes d’accueil. Cela doit prendre en compte les différentes fonctions à y inclure, la taille de l’espace, etc. Un petit accueil avec une banque d’accueil et trois chaises pour l’espace d’attente n’aura pas les mêmes besoins qu’un espace accueil de 40m2 avec canapé, fauteuils et machine à café.

Dans tous les cas, il faut tout de même prévoir assez d’espace derrière la banque d’accueil pour permettre aux hôtes/hôtesses d’être à l’aise, de reculer et de se déplacer facilement pour recevoir les visiteurs. Il est également important de prévoir du mobilier adapté aux fonctions d’accueil, au travail des hôtes/hôtesses, mais également choisir du mobilier ergonomique et confortable pour le bien-être de vos collaborateurs. Le syndrome de bureau peut toucher tous les employés! 

Pensez également aux rangements! L’idéal est d’opter pour du mobilier de qualité qui offrira des rangements cachés et non-visibles aux visiteurs pour un rendu propre et professionnel. En utilisant une banque d’accueil avec une tablette surélevée et un plateau inférieur, vous permettrez aux hôtes/hôtesses de séparer les fonctions d’accueil et de travail confidentiel plus facilement. Gardez en tête que c’est un poste de travail et non seulement un espace pour accueillir les visiteurs.

Un dernier point très important: la sécurité de vos employés et la protection du matériel! Incluez donc des solutions de câblage pour protéger vos hôtes/hôtesses d’un accident de travail, mais aussi pour éviter d’abîmer votre matériel électronique (ordinateur, imprimante, etc.).

Pour conclure…

Les besoins de chaque entreprise sont différents en termes d’espace d’accueil. C’est pour cela qu’il n’existe pas un seul aménagement qui conviendrait à toutes les entreprises. Votre espace devrait donc être modulé selon vos propres critères, vos locaux, ainsi que les activités qui sont réalisées à l’accueil (Accueil des visiteurs, standard téléphonique, réception du courrier, gestion des clés et salles de réunions…). 

N’hésitez pas à communiquer avec vos hôtes/hôtesses pour créer cet espace. En tant qu’utilisateurs, ils pourront vous renseigner sur les besoins en termes de mobilier ou critères à prendre en compte. Faites appel à un Space planner si vous avez des doutes ou souhaitez être conseillé! L’objectif final est un espace d’accueil adapté à l’activité des collaborateurs, à l’accueil des visiteurs et qui représente bien l’image de votre entreprise.

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